LAS CONVENCIONES Y LAS RESERVACIONES EN LOS HOTELES LA TECNOLOGÍA NO LO HA RESUELTO INCOMPATIBILIDAD DE SISTEMAS Y CRITERIOS

Un aspecto fundamental en la operación de las convenciones es la transmisión por parte de los organizadores de la información del alojamiento de los asistentes a las mismas, a los hoteles en donde se hospedarán.

A esta fecha, la tecnología se ha visto impedida a desbaratado este nudo gordiano debido a la incompatibilidad de formatos, plataformas, intereses particulares y criterios que existen en la industria. Les aseguro que cuando se diseñe el sistema ansiosamente esperado, surgirá un mundo mejor para todos: organizadores, planeadores, hoteles y asistentes.

Me explico:

En un mundo ideal, los hoteles después de cerrar los contratos con los organizadores de cualquier convención, únicamente tendrían que cargar los inventarios de habitaciones contratadas con los parámetros de fechas de cancelación, cargos de cancelación y otras fechas específicas al evento al hipotético sistema/programa y permitir acceso libre vía Internet para permitir que los asistentes a la convención o evento, reserven en línea la habitación que mejor satisfaga sus gustos en fechas, tipo de cuarto, servicios adicionales, etc.

El programa deduciría estas reservaciones individuales del inventario previamente cargado y generarían reportes, listas de asistentes, listas de cuartos y muchos datos más instantáneamente que no solamente ahorrarían cientos de horas/hombre tanto de los hoteles como de los organizadores, sino eliminarían los errores de transcripción y muchas controversias contractuales, principalmente en lo que se refiere a cargos de cancelación que únicamente generan hostilidades que distraen a todos de lograr un éxito resonante para el evento.

Diariamente nos maravillamos de las comodidades que cotidianamente están a disposición de todos a través de una computadora, teléfono celular, en tiendas y por medio de muchos entornos más. Por esto, nos es inexplicable que desde hoteles independientes hasta cadenas hoteleras, muchas de estas a la vanguardia en todos los aspectos, todavía manejan este aspecto con soluciones del milenio pasado, pues recae en el personal de reservaciones, el trabajo de ingresar largas listas de reservaciones enviadas por la organización de alguna convención que se va a alojar al hotel en cuestión, a teclazo limpio.

El tedio invade a este sufrido personal y nos es raro que entre más datos se ingresen, se cometan más errores de transcripción. Además es normal que durante este trabajo ocurran cambios, cancelaciones y adiciones que hacen esta labor todavía más frustrante y prolongada y sobre todo contra reloj, pues hasta que todos los datos se ingresan es posible entonces crear reportes, que naturalmente se hacen contando cuarto por cuarto y haciendo apuntes a mano.

Regreso al principio y deseo de todo corazón:

Que ni los organizadores ni los hoteles tengan que destinar tanto tiempo innecesario cambiando reservaciones que por diversas razones los asistentes necesitan que sean modificadas o canceladas.

Que los asistentes a una convención, congreso o exposición puedan hacer su reservación en los hoteles reservados y puedan escoger la habitación deseada.

El sistema, una vez verificado que existe le tipo de habitación pedida (o tecleada) asignará la habitación e imprimirá una confirmación al usuario. Éste, a su llegada al hotel recibirá la llave a la habitación cuyo número ya sabe desde que hizo la reservación, sin necesidad de entrar al terreno de que le asignaron una habitación que no se ajusta a sus deseos. Recordemos que el sistema le asignó al huésped el cuarto que el mismo solicitó por Internet.

Que los hoteles y los organizadores ya no reacciones con recelo, sospechando en que uno u otro se está aprovechando del contrato y pensando ambos como eliminar o hacer efectivos los cargos de cancelación, no shows, etc. El sistema generará automáticamente los cargos en las fechas previamente definidas, si no se cumple la cantidad de habitaciones contratadas.

Seguramente habrá quién diga que este sistema ideal ya existe. No es así. Es cierto que ya hay programas cercanos a esta solución, pero todavía no llegan al punto ideal. Parte del problema, repetimos, es la incompatibilidad de criterios humanos y los sistemas de reservaciones tan diversos.

El tedio invade a este sufrido personal y nos es raro que entre más datos se ingresen, se cometan más errores de transcripción. Además es normal que durante este trabajo ocurran cambios, cancelaciones y adiciones que hacen esta labor todavía más frustrante y prolongada y sobre todo contra reloj, pues hasta que todos los datos se ingresan es posible entonces crear reportes, que naturalmente se hacen contando cuarto por cuarto y haciendo apuntes a mano.

Regreso al principio y deseo de todo corazón:

Que ni los organizadores ni los hoteles tengan que destinar tanto tiempo innecesario cambiando reservaciones que por diversas razones los asistentes necesitan que sean modificadas o canceladas.

Que los asistentes a una convención, congreso o exposición puedan hacer su reservación en los hoteles reservados y puedan escoger la habitación deseada.

El sistema, una vez verificado que existe le tipo de habitación pedida (o tecleada) asignará la habitación e imprimirá una confirmación al usuario. Éste, a su llegada al hotel recibirá la llave a la habitación cuyo número ya sabe desde que hizo la reservación, sin necesidad de entrar al terreno de que le asignaron una habitación que no se ajusta a sus deseos. Recordemos que el sistema le asignó al huésped el cuarto que el mismo solicitó por Internet.

Que los hoteles y los organizadores ya no reacciones con recelo, sospechando en que uno u otro se está aprovechando del contrato y pensando ambos como eliminar o hacer efectivos los cargos de cancelación, no shows, etc. El sistema generará automáticamente los cargos en las fechas previamente definidas, si no se cumple la cantidad de habitaciones contratadas.

Seguramente habrá quién diga que este sistema ideal ya existe. No es así. Es cierto que ya hay programas cercanos a esta solución, pero todavía no llegan al punto ideal. Parte del problema, repetimos, es la incompatibilidad de criterios humanos y los sistemas de reservaciones tan diversos.